Els empleats d’un departament de prefabricació de Data Centers (armaris transportables que contenen servidors) omplen els registres d’hores treballades en fulls d'Excel excessivament grans, cosa que consumeix molt de temps tant en el moment d’introduir les hores com en el moment de llegir-les i interpretar-les.
En aquest treball s’explica la implementació d’una eina basada en tecnologies de la informació que permet l'entrada d'hores de forma àgil i eficient i que facilita la posterior lectura. El projecte inclou l’anàlisi de les necessitats dels equips, la selecció de l’eina informàtica, la implementació d’aquesta en el departament i el manteniment un cop implementada.
Donat que els problemes principals del sistema són una quantitat de files i columnes excessiva en els Excels, diferències entre documents i nomenclatures en els equips i la baixa seguretat de les dades, els requeriments per a la nova eina són una facilitació en la introducció i lectura d’hores treballades, homogeneïtat en el mètode d’introducció d’hores i nomenclatures i una major seguretat i robustesa.
Per a la introducció d’hores dels empleats s’han fet servir Dovico (software especialitzat en el seguiment d’hores treballades i costos), i per a la posterior lectura es fa servir Tableau Server (software especialitzat en el tractament i visualització de dades en forma de taules i gràfics), que importa les dades de Dovico i les mostra en forma de gràfics i filtres interactius.
La implementació de l’eina s’ha realitzat estructurant Dovico de forma que encaixi el màxim possible amb el funcionament del departament. Un cop estructurat, s’han realitzat trainings als diversos equips seguint una planificació per a que tothom aprengués a fer servir Dovico, i en alguns equips posteriorment Tableau. S’ha trigat uns 9 mesos en completar la implementació de l’eina. El manteniment de d’aquesta un cop implementada consisteix bàsicament en generar nous projectes del departament i tancar els antics, generar els nous usuaris que es contracten i desactivar aquells que marxen, i resoldre problemes i dubtes que puguin sorgir als empleats i managers durant l’ús de l’eina.
Aquesta eina que combina Dovico amb Tableau ha complert tots els requisits especificats i ha donat bons resultats en el departament i esdevé viable. Actualment s’està implementant en una altra entitat de la mateixa empresa, també en un departament de prefabricació.
