Modulació de la documentació d'una empresa

Abstract

El present treball té per objectiu donar suport en el traspàs de la documentació d’una empresa degut a un canvi de gestor documental. Més concretament, el Sistema Integrat de Gestió de Qualitat i Medi Ambient (SIGQMA) de l’administració pública Àrea Metropolitana de Barcelona (AMB) contracta a una empresa que ofereix una nova plataforma documental, de manera que es busca recolzar l’empresa durant el procés de migració per tal que tots els documents es traspassin segons el model que l’AMB demana. Primerament, s’han introduït definicions per tal de conèixer l’AMB i contextualitzar aquest treball dins el seu sistema de gestió en funció de la normativa ISO. Coneguts els antecedents, s’ha iniciat un estudi sobre l’estat actual de la documentació. És important conèixer com s’adeqüen els documents al compliment de les normes, així com saber com es troben estructurats i com es treballen. L’estudi finalitza amb un anàlisi crític per tal d’observar si el model teòric es compleix realment en la plataforma actual de treball. En segon lloc, s’ha fet un proposta sobre el nou gestor documental. S’ha de transmetre a l’empresa quins paràmetres ha de mantenir la documentació a la nova plataforma. Tanmateix, s’ha definit l’estructura d’aquesta a partir de la definició i adaptació dels serveis, carpetes i càrrecs de l’empresa. Finalment s’ha iniciat el propi traspàs consistent en establir una metodologia de treball, seguida de la pròpia proposta d’actuació. Aquesta s’ha dividit en una primera part manual, i una segona automàtica consistent en el disseny i execució d’un programa informàtic que permeti proporcionar a l’empresa tota la informació que necessiten per adequar la seva plataforma al model del SIGQMA. Es pot concloure que s’ha obtingut un resultat positiu, ja que el traspàs s’ha realitzat correctament i s’ha començat a treballar amb el nou gestor documental sense inconvenients.