Intelligent quotation : creation and development of a sanity/plausibility and challenges checklist

Abstract

El punto de partida de este proyecto aparece cuando, dentro del equipo en que me integro a mi llegada a Hella, se detecta la necesidad de dar un paso más hacia la excelencia, y uno de los caminos a seguir se acuerda que sea la mejora en la elaboración de los procesos de cotización. Se trata, pues, de un proyecto complejo y a medio plazo para aumentar el nivel de competitividad de la empresa. Actualmente, durante la elaboración del proceso de cotización, los encargados de los diferentes niveles —PM1, PJM2, cost calculators, etc.— no siempre contrastan la información recibida de los expertos de las diferentes áreas, de forma que a veces desconocen el grado de corrección y ajuste de ésta dentro de los límites que podríamos considerar como plausibles. El control de verificación informativa del proceso es, pues, relativo y suele aceptarse como válida una cotización sin revisar exhaustivamente los datos (debido al trabajo extra que implicaría esta revisión). Únicamente se cuestionan algunos de ellos cuando el equipo que recibe la información observa posibles errores —y esto depende de su experiencia previa en proyectos similares—, o cuando el precio, beneficios o algún resultado relevante, no se ajusta a lo esperado, en cuyo caso se buscan los problemas para reajustarlo al estándar. El problema es que no siempre se detecta o subsana el error a tiempo, lo que repercute en una pérdida de eficiencia con encarecimientos de la producción, disminución de los beneficios, o la pérdida del proyecto durante la nominación por no ofrecer un precio ajustado al cliente, entre otros. La base de estos nuevos paquetes de trabajo que constituyen el proyecto actual han de servir, precisamente, para mejorar estos procesos de toma de decisiones y posteriormente establecer un sistema para la evaluación de Retos. Para conseguirlo, algunos de los elementos que han tenido que tenerse en consideración, han sido los siguientes: • La variedad de centros de producción, ya que, en función de la antigüedad de cada planta existen diferencias de tecnologías y de procesos aplicados; • El abanico de experiencia de los diferente equipos implicados (algunos de ellos son capaces de detectar un posible error en un primer análisis, otros no); • La reticencia a tomar decisiones en niveles de responsabilidad medios, al pensar que puede significar asumir riesgos innecesarios, y • La ausencia, en algunos casos, de una estandarización en los procesos. Para finalizar, señalar que el proyecto se ha dividido en dos sub-proyectos: • La elaboración de un primer paquete de trabajo que consiste en el desarrollo de un Listado de comprobación, de utilización voluntaria (la experiencia de algunos equipos puede hacerla innecesaria). Servirá como herramienta para verificar si los datos recibidos de los diferentes expertos son correctos o, como mínimo, si se encuentran dentro de los parámetros estándares. • La posterior elaboración un segundo paquete, de uso obligado, conformado por un Listado de Retos, comprobados y aplicados por los Equipos de cotización; una presentación en formato ejecutivo para mostrar la calidad de este esfuerzo y soportar la toma de decisiones del Management Board que, hasta ahora, se toman a partir del análisis de los KPIs3 y, por último, un proceso para asegurar que el listado de retos se evalúa correctamente, que la información mostrada es acorde con la situación real del proyecto y que la toma de decisiones se equilibra entre los distintos niveles de jerarquía. Estos paquetes serán elaborados dentro de un marco de pensamiento Lean y su grado de éxito se valorará usando como referencia proyectos reales dentro de la compañía.