Nueva gestión de eventos y notificaciones del SGD (GPEvents)

Abstract

En Sistema de Gestión Documental (SGD: repositorio de documentos) del grupo Cirsa a surgido una nueva necesidad de Notificaciones concretas y de calidad. No todos los documentos interesan a todo el mundo y es necesario controlar que interesa y a quien. Para ello se ha creado una aplicación que controle los acciones ocurridas en el SGD y las compare con los Eventos creados por los usuarios. Si hay coincidencia se crea una Notificación de Evento. A raíz de las notificación surge una necesidad anexa: poder crear listas de usuarios para notificar los eventos. Estas listas llamadas Listas de Distribución, se adaptadan a cada trabajador de manera independiente de tal manera que podemos asociar las notificaciones a las listas. Así aparece el GPEvents: Nueva Gestión de Eventos y Notificaciones del SGD. Un gran problema que puede aparecer en una empresa es la desorganización documental. Tener organizada, almacenada y bien notificada la información que se generar, aumenta la eficiencia en la localización, el acceso y el control de toda la información. El auge informático supone que los ordenadores estén presentes de manera masiva en las empresas y que sea una herramienta cotidiana, haciendo que la mayoría de la información que se genera en una empresa sea desde un ordenador. Conservar la información en su formato electrónico tiene grandes ventajas, que permiten adoptar una soluciones eficientes a la problemática presentada en este proyecto: notificaciones de la gestión documental. Como resultado de un profundo estudio y análisis nació el Sistema de Gestión Documental (SGD) para una gran empresa como es el caso del grupo CIRSA. El Sistema de Gestión Documental estaba pensado para un pequeño número de documentos pero este número fue aumentando a medida que la empresa iba creciendo. Al gran número de documentos se ha añadido un aumento considerable de personal y de departamentos. Si bien el SGD ha ido evolucionando con el desarrollo de la empresa, en estos momentos a surgido una nueva necesidad: Notificaciones concretas y de calidad.