Desarrollo de un sistema de asignación de tareas a trabajadores polivalentes

Abstract

Este trabajo de final de carrera consiste en la creación y posterior desarrollo de un sistema de asignación de tareas a trabajadores polivalentes. Esto es, una herramienta que nos organice la distribución laboral a lo largo de un día, en franjas y según trabajador, de manera que cada uno de estos empleados pueda realizar distintas tareas, según se requiera. Para poder lograr esto, hemos utilizado Microsoft Access 2003. Este programa se basa en la programación mediante lenguaje VBA (Visual Basic para Access) y consta de herramientas que generan automáticamente distintas utilidades (formularios, subformularios, botones, etc). A lo largo de estos cinco meses hemos conseguido implementar una base de datos, que organiza automática o manualmente las tareas a desempeñar por cada trabajador según la franja horaria. El usuario tiene la opción de escoger entre dos opciones: manual o automática. Si escoge la primera, se le muestra un formulario donde puede rellenar de forma manual, a su voluntad, qué empleados y tareas quiere para un día específico. En el caso de que se escoja la forma automática, el sistema asigna de forma completamente aleatoria las tareas a los distintos empleados. En ambos casos, los datos generados en el proceso, se almacenan en tablas de datos y se hace recuento del personal asignado para cada tarea. Además, se permite al usuario establecer un mínimo de empleados (requisitos) para cada franja, que se compara con los valores del recuento anterior, previamente almacenado en contadores. En caso de no se llegue a este mínimo, se muestra una tabla informando de la falta de personal. Para poder llevar a cabo el diseño final de nuestro proyecto hemos tenido que realizar un estudio de las necesidades de gestión posibles en una empresa. Más tarde se ha adaptado a una forma genérica para poder usarlo en cualquier sector. Para llevarlo a cabo cogimos como ejemplo una tienda de ropa, por su simplicidad. Se desarrollaron tres documentos: descripción de puestos (tareas), habilidades y conocimientos de los mismos. Además, partiendo de los conocimientos de patrones de diseño (MVC, Modelo Vista Controlador) obtenidos en anteriores asignaturas, realizamos los diseños UML de nuestro ejemplo de la tienda de ropa. Una vez completado este estudio de necesidades, realizamos el primer ejemplo y toma de contacto con Access dando lugar a la base de datos llamada Bershka. Como este ejemplo era básico y concreto, tuvimos que rehacerlo para que resultara genérico y aplicable a cualquier tipo de negocio. El siguiente paso a seguir fue la creación de una nueva base de datos que es en realidad la base del proyecto final resultante. Esta base de datos tiene la siguiente estructura: se almacena datos de trabajadores como nombre, apellido y código de trabajador; así como las tareas y las franjas horarias del día. Para poder trabajar con la base de datos se usan los diferentes formularios que muestran por pantalla los campos necesarios. Puesto que puede darse el caso de que un usuario quiera acceder a la planificación realizada anteriormente, se incorpora como variable el día de trabajo. Mediante un filtrado mostramos en el formulario general únicamente el día escogido evitando así el buscar entre todo el histórico existente. Como la finalidad del programa es hacer la planificación de una jornada laboral, después de todo el proceso se da la opción al usuario de visualizar mediante un informe de cómo ha quedado esta distribución. En el caso de la asignación automáticamente mencionada anteriormente, la asignación de tareas la realiza el propio programa mediante el uso de una función aleatoria (random) sin intervención directa del usuario. Para la elaboración de este segundo mecanismo de asignación tuvimos que realizar otro estudio previo. En él se analizaron cuales eran las condiciones que tenían que cumplir los algoritmos que realizan la asignación, como por ejemplo el controlar que un empleado sólo tuviera una tarea asignada por franja. Este estudio tenía como objetivo el uso de un programa externo llamado Symphony el cual necesita de una matriz (en un fichero .txt) para dar como resultado otra matriz que analizará Access para realizar finalmente una asignación. Aunque se alcanzó a realizar dicho .txt se descartó el uso de este programa dada la complejidad de aprendizaje de funcionamiento del mismo, dando como resultado el uso de la función random antes mencionada. Nuestro conocimiento de C y Java adquirido durante la carrera, hizo que orientáramos el código al uso masivo de variables, lo que nos llevaba a un código intratable. Por lo tanto, el siguiente paso fue intentar disminuir el uso de estas variables, almacenando los valores en tablas pero seguía sin ser efectivo. Finalmente y tras muchos esfuerzos, conseguimos dar con lo que a día de hoy es nuestro proyecto, gracias al trámite del problema mediante la lectura/escritura de tablas, sin apenas usar ninguna variable ya que es una de las grandes ventajas que proporciona el programa Access. Este ha resultado ser un proyecto programado mediante código VBA en su totalidad; como se puede ver en el código aportado, no sólo consiste en una interfaz que utiliza el usuario, sino que detrás hay una gran cantidad de trabajo. Para terminar, queremos reflejar que el hecho de aventurarnos en algo totalmente desconocido para nosotros como era VBA, nos ha aportado nuevos y necesarios conocimientos para el futuro. Gracias a la idea propuesta por nuestro tutor, Jordi Olivella, junto con la ayuda prestada por él, estos cinco meses de trabajo continuo han dado como fruto este proyecto que os invitamos a descubrir a continuación. Muchas gracias por su paciencia y le deseamos que disfrute con nuestro trabajo.