Oficina sense papers

Abstract

La necesidad de ahorrar costes y aumentar la productividad en las empresas por la crisis económica, y el aumento de la competencia esta impulsando los proyectos y soluciones para sustituir el papel por documentos electrónicos con valor probatorio. Ello coincide con nuevas e innovadoras tecnologías, tanto HW como SW, que hacen posible por primera vez en la historia el acometer seriamente este tipo de proyectos. A ello se une la aparición de nuevas Leyes y regulaciones que van tendiendo las bases legales para posibilitar el uso en más y más escenarios públicos de la Administración como privados. Los problemas nacen de que el salto del papel al documento electrónico configura un cambio de paradigma total. El “conocimiento” del valor probatorio de los “papeles” se adquiere por la práctica diaria. No hay escuelas donde se “eduque” a los ciudadanos en la confección y gestión de los documentos en papel. Cada persona, en función de sus aptitudes, vivencias y necesidades aprende a “manejar” los papeles. De hecho en la escala social de la sociedad los mayores expertos en el manejo de los papeles (Notarios, jueces, abogados, políticos, banqueros,…) se encuentran en puestos importantes y privilegiados de la misma. El cambio a documento electrónico significa no sólo resolver los problemas tecnológicos y administrativos, sino escoger los primeros proyectos reales de forma que los diferentes estratos sociales vayan familiarizándose con las tecnologías, componentes y procesos que permiten sustituir los papeles por documentos electrónicos. ¿Cómo sabemos cual es el original de un documento electrónico? ¿O si ya ha sido usado? ¿O si se ha endosado a otra persona? ¿Quiénes serán los nuevos expertos y por qué? El presente proyecto se focaliza en la eliminación del papel en las oficinas de las entidades financieras. ¿Qué componentes tecnológicos necesitamos? ¿Qué procesos y técnicas consiguen dar valor probatorio a los documentos electrónicos que se generen? ¿Qué inversiones se necesitan y que ahorro de costes operativos conllevan? El documento empieza por analizar las diferencias entre un mundo y otro. Luego explica los componentes principales que permiten configuran un marco tecnológico que permita generar y gestionar con valor probatorio los documentos electrónicos. A continuación se describe como atacar los casos concretos en una oficina, ya sea un simple ingreso de dinero, o la captura de una firma manual, o a la firma de un contrato. Y finalmente se describe como se puede aumentar drásticamente la productividad a través de hacer “reingenería de los procesos subsiguientes”una vez que se dispone de documentos electrónicos. Los primeros resultados están mostrando ahorros de un 20% de los costes operativos anuales, y el retorno de la inversión se consigue en sólo 1 año ó 2, sin contar con la mejora medioambiental que se produce (Espacio, árboles, contaminación,..).